Follow the lifecycle… Centrale informatie via onze paspoorten!

Paspoorten

Het paspoort in WACSonline centraliseert alle gegevens van een ‘asset’ – dit is een voertuig, contact of onderdeel.

Zo kunt u vanalles opvolgen, zoals algemene en technische gegevens, onderhoudsschema’s, foto’s, documenten en meer.

Daarnaast zult u door het gebruik van WACSonline automatisch informatie opbouwen in het centraal paspoort zoals: contractafspraken, orders, bestellingen en uit te voeren taken.

Naast de courante contacten, klanten en leveranciers, kunnen ook prospecten en alle andere relaties worden opgevolgd. Er is ook een positionering via google-maps.

Voor de assets zijn onderhoudsschema’s en schaderapporteringen voorzien en is er tevens een positionering via google-maps.

Aan de artikels kunnen aan- en verkoopgegevens gekoppeld worden.

Naast contacten, assets en items is er ook een specifieke module personeelsbeheer waarbij de de informatie van de werknemers wordt bijgehouden, inclusief werkschema’s en onbeschikbaarheden.

Communicate directly… Geef online toegang aan uw relaties!

Portalen

WACSonline is een webbased applicatie en bovendien gebaseerd op het uniek paspoortconcept.

Eigen aan dit concept is dat aan elke schakel in uw netwerk – zij het een klant, leverancier, partner, of een derde –  toegang verleend kan worden aan zijn relevante informatie. Zo kan bijvoorbeeld een klant van een garage zijn reparatie online opvolgen. Een vlootbeheerder kan dan weer de volledige historie van een vrachtwagen bekijken.

Als beheerder van WACSonline beslist u zelf welke partij welke informatie precies te zien krijgt. Technisch gebeurt dit via de beveiligingslaag, een module waarbij de toegangsparameters worden vastgelegd.

Het automatisch delen van informatie binnen uw netwerk is van grote waarde. Dat snappen wij maar al te goed. Vandaar ook dat de kost van WACSonline niet userbased MAG zijn, want hoe meer  gebruikers, hoe beter.

Verkoop-Verhuur-Occasies-Nieuw

Aan de hand van deze module kan de gebruiker de volledige cyclus van aankoop en verkoop opvolgen :
-Aanvragen verwerken
-Offertes verwerken
-Contracten verwerken
-Conditioneringen verwerken
-Leveringsbonnen opvolgen
-Bestelbonnen opvolgen
-Facturen opvolgen

Bovendien kan de gebruiker het materiaal automatisch laten publiceren op de website.

Afgewerkte dossiers worden gearchiveerd.

Opvolging van beschikbaarheid, marges en operationele opvolging behoren tot deze toepassing via aankooplijst, verkooplijst, lijst verkochte, stocklijst en archief.

Indien gemachtigd, kan de gebruiker nieuwe aanvragen aanmaken en bestaande aanvragen wijzigen of verwijderen.

Uiteraard worden alle documenten aangemaakt, opgevolgd en gestockeerd.

Start to plan… Het all-in-one planbord, simpel in gebruik!

Planning

De beste visualisatie voor de uit te voeren orders intern of extern gebeurt via het digitale planbord.

Dit is de digitale tegenhanger van de agenda of het mechanische bord. Hierop:

  • is de beschikbaarheid van monteurs en vervangwagens te zien
  • worden orders / orderaanvragen met tickets gevisualiseerd
  • worden vervangwagens en uitbesteding aan derden opgevolgd

Dit all-in-one over meerdere dagen met capaciteitsberekening

Hieraan zijn nog meerdere opties gekoppeld zoals beheer vervangwagens, welkomstscherm, onlineplanning en personeel.

Keep it worthwile… Vinger aan de pols door real time monitoring!

Werkplaats

Het werkorder is de centrale monitor bij elke status op vlak van kosten, marge, productiviteit en informatie van en voor de klant.

Bijvoorbeeld: een opdracht voor een mecanicien wordt ingegeven. Dit kan een gekende service zijn, eventueel voorafgegaan door een diagnose bij schade waarbij een schaderapport wordt aangemaakt. Er kunnen direct out of stock artikels besteld worden en er is een mogelijkheid tot een picklijst. Bij de uitvoering kunnen tijd en artikels gescand worden. Bij de afwerking worden de betrokkenen verwittigd en kan een proforma factuur worden opgemaakt. Foto’s en documenten kunnen hierbij gekoppeld worden.

Extra modules voor poortplanning en parking controle zijn mogelijk.

Time is money… Hogere productiviteit en betere efficiëntie!

Tijd

Op een simpele manier kunt u via scanning de gepresteerde tijd van uw werknemers opvolgen.

Enerzijds is  de gepresteerde tijd een check op efficiëntie naar uw facturatie.

Anderzijds zijn de gepresteerde uren tevens een kosten- en productiviteitsmeter, zeker als u het combineert met de module personeelsbeheer.

Scanning-interface is een onderdeel van set-up, op voorwaarde dat uw scanners aan bepaalde voorschriften voldoen.

No more headaches… Transparante personeelsopvolging!

Personeel

Bij de personeelsopvolging wordt rekening gehouden met persoonlijke gegevens, beschikbaarheden, ploegenschema’s, verlofregelingen, enzovoort. Vaak is dat een extra kopzorg in elk bedrijf, vooral als dit tevens basis is voor de loonberekening.

Hiervoor heeft WACSonline ook een geïntegreerde module, van waar naast de capaciteitsberekening voor planning, mede-gebaseerd op hun specialisatie (vb. vergunning voor APK), ook de optie voor input voor salarisberekening voorzien is.

Keep it clean… Correcte stock is minder dode stock!

Stock

De inrichting van het magazijn kan gebeuren tot op het niveau stocklocatie.

De voorraadtelling kan volledig of in stukken gebeuren, volgens bepaalde parameters.

Stockcorrecties zijn mogelijk.

Scanning-interface is een onderdeel van set-up, op voorwaarde dat uw scanners aan bepaalde voorschriften voldoen.

Control my shoppinglist… Meer controle, minder verloren kost!

Inkoop

Met deze module regelt u efficiënt de inkoop van artikelen en diensten.

Gaande van besteladvies, over gecontroleerde bestelling met offertes, matching van uitvoering/levering aan afspraak en inkomende factuurcontrole. Koppeling met de modules budget, stock, boekhouding, vlootbeheer en werkplaatsbeheer zijn mogelijk.

Via een leveranciersportaal kunt u offertes aanvragen en transparant uw leveranciers toegang geven op hun informatie. Dit alles is ondersteund door een proces van digitale communicatie en data uitwisseling.

Van hieruit kan er een koppeling gelegd worden met de webshop van de leveranciers.

Direct sales… Verhoogde klantenservice!

Balieverkoop

Verkoop van artikelen aan de balie is mogelijk met gekoppelde verkoopsbewijzen, link aan het magazijn en eventueel directe facturatie.

Ook hier is scanning mogelijk.

Scanning-interface is onderdeel van set-up, op voorwaarde dat uw scanners aan bepaalde voorschriften voldoen.

Handshake, Okay… Maar vermijd discussies door duidelijkheid!

Contracten

Contractuele afspraken per voertuig kunnen geregistreerd en automatisch gefactureerd worden en meegenomen worden in budgetberekening.

Getekende contracten kunnen door beide partijen bijgehouden worden.

De afspraken worden beheerd in het systeem rekening houdend met indexering, staffels, afspraken, variaties, promoties etc…

Don’t loose money… Snelle en gecontroleerde facturatie!

Facturatie

Vanuit elke module van waaruit klantenfacturatie intern of extern voortkomt, wordt dit doorgestuurd naar de facturatiemodule. Andere modules die factureren genereren zijn bijvoorbeeld contracten, balieverkoop en werkplaats.

De facturen worden automatisch aangemaakt en voorzien van BTW, waarna ze via de post of en/of digitaal naar de klant kunnen doorgezonden worden.

Van hieruit wordt een koppeling met de boekhouding en de budgetmodule voorzien.

Paperless service?… De mobiele app komt eraan!

Mobiele service

De applicatie voor de monteur om zijn werkorders te kunnen ontvangen en registraties in te geven is in testfase ter beschikking. Dit is vooral handig voor monteurs die op locatie (buiten de werkplaats) waar niet steeds internet ter beschikking is, overstappen van papier naar digitaal. Deze info wordt real-time gesynchroniseerd zodra internet aanwezig is.

Dit is ook de toekomst voor de monteur in de werkplaats ter vervanging van de papieren werkkaart.

I need service… Preventie is meer mobiliteit!

Vlootzorg

Per asset kan een serviceschema gekoppeld worden.

Periodiek worden alle serviceschema’s afgescand en de taken aangemaakt, dit resulteert in een automatische takenlijst waaraan manueel taken kunnen toegevoegd worden.

Naast uit te voeren taken (signaleringslijst) worden ook de historieken bijgehouden.

Als dienstenleverancier is er ook de commerciële mogelijkheid om via een klantenportaal de klanten inzage te geven in hun eigen takenlijst.

Van hieruit kunnen planorders, werkorders voor intern werk, bestelorders voor extern werk aangemaakt worden.

Mailcampagnes kunnen verstuurd worden.

Control my shoppinglist… Meer controle, minder verloren kost!

Inkoop

Met deze module regelt u efficiënt de inkoop van artikelen en diensten.

Gaande van besteladvies, over gecontroleerde bestelling met offertes, matching van uitvoering/levering aan afspraak en inkomende factuurcontrole. Koppeling met de modules budget, stock, boekhouding, vlootbeheer en werkplaatsbeheer zijn mogelijk.

Via een leveranciersportaal kunt u offertes aanvragen en transparant uw leveranciers toegang geven op hun informatie. Dit alles is ondersteund door een proces van digitale communicatie en data uitwisseling.

Van hieruit kan er een koppeling gelegd worden met de webshop van de leveranciers.

Service costs money… Meer inzicht is betere beslissingen!

Budget

De budgetmodule geeft direct inzicht in de kosten versus budget per asset en/of groep assets over een bepaalde periode en per type kost (bvb onderhoud, reparatie… zelf in te stellen).

Dit is ook de basis voor periodieke berekening van uw eigen kosten versus uw eigen budget.

Als dienstenleverancier is er ook de commerciële mogelijkheid om via een klantenportaal de klanten inzage te geven in hun reële versus afgesproken kost.

Deze module haalt zijn input uit contracten, facturatie, inkoop en boekhouding.

Save money… Hou de bandenkost in de gaten!

Banden

Visuele opvolging via een all-in-one werkblad van banden is mogelijk op vlak van status op voertuig, werkzaamheden, historie, stock, inkoop.

Dit rekening houdend met bandensets, positie, opvolging per leverancier en met de status per band zoals type, mm’s, en winter / zomer

You still use a pen?… scanning maakt het leven een stuk makkelijker!

Scanners

Scanning ter vervanging van het neerschrijven van acties is de must voor het digitale bedrijf. Zo minimaliseert u de kans op fouten, en is al uw informatie in real-time.

Gekoppelde barcode printing is tevens onderdeel van WACSonline.

Scanners kunnen momenteel gebruikt worden voor de modules tijd en artikels.

Implementatie van de scanningssoftware kan op elk type scanners dat aan bepaalde basisvoorwaarden voldoet.

Automatsich wordt dit document in pdf formaat aan het betrokken dossier (werkorder, bestelling…) gekoppeld.

How to handle documents… het kan op alle manieren!

Document Server

Elk document, zijnde een document dat bestemd is voor een relatie (kant, werknemer, leverancier) wordt gestuurd via de WACSonline-document server.

Dit is een uniek systeem dat een preview geeft van het document (factuur, schaderapport, bestelbon…), de mogelijkheid geeft om bepaalde parameters aan te passen en dan desgewenst het document af te drukken, digitaal op te slaan.

Het document kan ook gemaild worden naar de bevoegde betrokkenen, met subject, tekst, handtekening en  overzicht van de bijlagen vanuit het dossier waar het document uit verzonden wordt. Automatsich wordt dit document in pdf formaat aan het betrokken dossier (werkorder, bestelling…) gekoppeld.

Faster by texting… Dat kan ook!

SMS Service

Sowieso is alle communicatie voorzien via mail, maar soms is de sms-optie gewenst bijvoorbeeld om klant te verwittigen dat voertuig klaar is voor ophaling.

De activatie van die geïntegreerde service is mogelijk, de sms’en worden dan ook via die service verstuurd, beheerd en doorgerekend.

This post is also available in: Engels